ई-मेल भेजना

परिचय

ई-मेल (E-mail) इंटरनेट के माध्यम से संदेश (Message), दस्तावेज़ (Documents), चित्र (Images), वीडियो (Videos) तथा अन्य फ़ाइलें भेजने का सबसे तेज़ और विश्वसनीय माध्यम है। ई-मेल भेजने के लिए प्रेषक (Sender) और प्राप्तकर्ता (Receiver) दोनों के पास एक वैध (Valid) ई-मेल पता होना चाहिए।

आज ई-मेल का उपयोग शिक्षा, व्यवसाय, सरकारी सेवाओं, बैंकिंग, नौकरी के आवेदन, ऑनलाइन परीक्षाओं तथा व्यक्तिगत संचार में व्यापक रूप से किया जाता है।

CCC पाठ्यक्रम में ई-मेल लिखने, भेजने, उत्तर देने (Reply), अग्रेषित करने (Forward) तथा संलग्नक (Attachment) जोड़ने की प्रक्रिया का अध्ययन कराया जाता है।

ई-मेल भेजना क्या है?

ई-मेल भेजना वह प्रक्रिया है, जिसके द्वारा इंटरनेट के माध्यम से किसी व्यक्ति या संस्था को डिजिटल संदेश एवं फ़ाइलें भेजी जाती हैं।

सरल शब्दों में—

इंटरनेट के माध्यम से किसी अन्य व्यक्ति के ई-मेल पते पर संदेश भेजने की प्रक्रिया को ई-मेल भेजना कहते हैं।

ई-मेल भेजने के लिए आवश्यक बातें

ई-मेल भेजने से पहले निम्नलिखित चीज़ें आवश्यक हैं—

ई-मेल अकाउंट
इंटरनेट कनेक्शन
प्राप्तकर्ता का सही ई-मेल पता
विषय (Subject)
संदेश (Message)

ई-मेल भेजने की प्रक्रिया

चरण 1

अपना ई-मेल अकाउंट (जैसे Gmail) खोलें।

चरण 2

अपने Username और Password से Login करें।

चरण 3

Compose या नया संदेश (New Mail) बटन पर क्लिक करें।

चरण 4

To बॉक्स में प्राप्तकर्ता (Receiver) का ई-मेल पता लिखें।

उदाहरण

[email protected]

चरण 5

Subject में ई-मेल का विषय लिखें।

उदाहरण

CCC Assignment

चरण 6

Message बॉक्स में अपना संदेश लिखें।

उदाहरण

आदरणीय महोदय,

कृपया संलग्न CCC असाइनमेंट स्वीकार करें।

धन्यवाद।

चरण 7

यदि आवश्यक हो तो Attachment द्वारा फ़ाइल जोड़ें।

चरण 8

सभी जानकारी जाँचने के बाद Send बटन पर क्लिक करें।

ई-मेल के प्रमुख भाग

भाग	उपयोग
To	प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता
Subject	ई-मेल का विषय
Message Body	मुख्य संदेश
Attachment	फ़ाइल जोड़ना
Send	ई-मेल भेजना

ई-मेल का उदाहरण

फ़ील्ड	विवरण
To	[email protected]
Subject	Practical Assignment
Message	कृपया मेरा असाइनमेंट स्वीकार करें।
Attachment	Assignment.pdf

ई-मेल भेजने के बाद

ई-मेल भेजने के बाद—

वह Sent Mail फ़ोल्डर में दिखाई देता है।
प्राप्तकर्ता के Inbox में पहुँच जाता है।
यदि पता गलत है, तो ई-मेल वापस (Bounce) आ सकता है।

Reply (उत्तर देना)

यदि किसी ई-मेल का उत्तर देना हो—

Reply पर क्लिक करें।
संदेश लिखें।
Send करें।

Reply All

यदि ई-मेल कई लोगों को भेजा गया हो और सभी को उत्तर देना हो—

Reply All का उपयोग करें।

Forward (अग्रेषित करना)

यदि प्राप्त ई-मेल किसी अन्य व्यक्ति को भेजना हो—

Forward विकल्प का उपयोग करें।

ई-मेल भेजते समय सावधानियाँ

प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता सही लिखें।
Subject अवश्य लिखें।
संदेश स्पष्ट एवं विनम्र भाषा में लिखें।
सही फ़ाइल ही संलग्न करें।
गोपनीय जानकारी केवल विश्वसनीय व्यक्ति को भेजें।
ई-मेल भेजने से पहले एक बार जाँच अवश्य करें।

अच्छी ई-मेल लिखने के सुझाव

विषय (Subject) छोटा और स्पष्ट रखें।
अभिवादन (Greeting) से शुरुआत करें।
भाषा सरल एवं शिष्ट रखें।
संदेश संक्षिप्त रखें।
अंत में धन्यवाद एवं अपना नाम लिखें।

ई-मेल भेजने के लाभ

कुछ ही सेकंड में संदेश पहुँच जाता है।
दस्तावेज़ एवं चित्र आसानी से भेजे जा सकते हैं।
कम लागत वाला संचार माध्यम है।
दुनिया के किसी भी स्थान पर संदेश भेजा जा सकता है।
आधिकारिक (Official) संचार के लिए उपयुक्त है।

ई-मेल भेजते समय होने वाली सामान्य त्रुटियाँ

गलत ई-मेल पता लिखना।
Subject खाली छोड़ देना।
Attachment जोड़ना भूल जाना।
गलत व्यक्ति को ई-मेल भेज देना।
संदेश में वर्तनी (Spelling) की त्रुटियाँ।

CCC परीक्षा हेतु महत्वपूर्ण तथ्य

नया ई-मेल लिखने के लिए Compose का उपयोग किया जाता है।
To में प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता लिखा जाता है।
Subject में ई-मेल का विषय लिखा जाता है।
फ़ाइल जोड़ने के लिए Attachment विकल्प का उपयोग किया जाता है।
भेजे गए ई-मेल Sent Mail फ़ोल्डर में सुरक्षित रहते हैं।

महत्वपूर्ण शॉर्टकट

शॉर्टकट	कार्य
C	नया ई-मेल (Compose) (Gmail)
Ctrl + Enter	ई-मेल भेजना (कुछ सेवाओं में)
Ctrl + R	Reply करना
Ctrl + Shift + R	Reply All
Ctrl + F	Forward करना
Delete	ई-मेल हटाना

नोट: शॉर्टकट Gmail, Outlook तथा अन्य ई-मेल सेवाओं में थोड़ा भिन्न हो सकते हैं।

मुख्य बिंदु

ई-मेल भेजने के लिए Compose विकल्प का उपयोग किया जाता है।
To, Subject और Message ई-मेल के मुख्य भाग हैं।
आवश्यकता होने पर Attachment जोड़ा जा सकता है।
ई-मेल भेजने से पहले सभी जानकारी की जाँच करनी चाहिए।
भेजा गया ई-मेल Sent Mail फ़ोल्डर में सुरक्षित रहता है।

सारांश

ई-मेल भेजना आधुनिक डिजिटल संचार की सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। इसके माध्यम से उपयोगकर्ता इंटरनेट की सहायता से कुछ ही सेकंड में संदेश, दस्तावेज़, चित्र तथा अन्य फ़ाइलें दुनिया के किसी भी व्यक्ति तक भेज सकता है। ई-मेल भेजने के लिए सही ई-मेल पता, विषय, संदेश तथा आवश्यकता अनुसार संलग्नक (Attachment) का उपयोग किया जाता है। Reply, Reply All और Forward जैसी सुविधाएँ ई-मेल संचार को और अधिक प्रभावी बनाती हैं। CCC परीक्षा में ई-मेल भेजने की प्रक्रिया, ई-मेल के भाग तथा Compose, Reply और Forward जैसे विकल्पों से संबंधित प्रश्न अक्सर पूछे जाते हैं।

महत्वपूर्ण शब्दावली

अंग्रेज़ी	हिन्दी
Compose	नया ई-मेल लिखना
To	प्राप्तकर्ता
Subject	विषय
Message Body	संदेश
Send	भेजना
Inbox	इनबॉक्स
Sent Mail	भेजे गए ई-मेल
Reply	उत्तर देना
Reply All	सभी को उत्तर देना
Forward	अग्रेषित करना

अभ्यास प्रश्न

ई-मेल भेजना क्या है?
ई-मेल भेजने के लिए किन-किन चीज़ों की आवश्यकता होती है?
Gmail में ई-मेल भेजने की प्रक्रिया लिखिए।
ई-मेल के प्रमुख भागों का वर्णन कीजिए।
To, Subject और Message Body का क्या उपयोग है?
Reply, Reply All और Forward में क्या अंतर है?
ई-मेल भेजते समय किन सावधानियों का पालन करना चाहिए?
अच्छी ई-मेल लिखने के पाँच सुझाव लिखिए।
ई-मेल भेजने के पाँच प्रमुख लाभ लिखिए।
C, Ctrl + Enter, Ctrl + R, Ctrl + Shift + R, Ctrl + F तथा Delete शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग लिखिए।