परिचय

स्प्रेडशीट (Spreadsheet) में तैयार किए गए डेटा, तालिका (Table), चार्ट (Chart) या रिपोर्ट की कागज़ पर मुद्रित प्रति (Hard Copy) प्राप्त करने की प्रक्रिया को Printing (प्रिंटिंग) कहते हैं।

Microsoft Excel और LibreOffice Calc में प्रिंट करने से पहले Print Preview की सुविधा उपलब्ध होती है, जिससे उपयोगकर्ता यह देख सकता है कि प्रिंट होने के बाद दस्तावेज़ कैसा दिखाई देगा। उचित प्रिंट सेटिंग्स का उपयोग करके केवल आवश्यक डेटा, चयनित क्षेत्र (Selected Area) या पूरी Worksheet का प्रिंट लिया जा सकता है।

Printing क्या है?

Printing वह प्रक्रिया है, जिसके द्वारा स्प्रेडशीट में तैयार किए गए डेटा को प्रिंटर (Printer) की सहायता से कागज़ पर मुद्रित किया जाता है।

सरल शब्दों में—

स्प्रेडशीट में तैयार किए गए डेटा की हार्ड कॉपी निकालने की प्रक्रिया को Printing कहते हैं।

Printing की आवश्यकता

Printing का उपयोग निम्नलिखित कार्यों के लिए किया जाता है—

• वेतन सूची (Salary Sheet)
• अंकतालिका (Marksheet)
• बिक्री रिपोर्ट (Sales Report)
• स्टॉक रिपोर्ट (Inventory Report)
• बैंक विवरण
• बजट रिपोर्ट
• चार्ट एवं ग्राफ़
• कार्यालयीन रिपोर्ट

प्रिंट करने से पहले आवश्यक बातें

प्रिंट करने से पहले निम्नलिखित बातों की जाँच करें—

• Workbook सुरक्षित (Save) हो।
• प्रिंटर कंप्यूटर से जुड़ा हो।
• प्रिंटर चालू (ON) हो।
• प्रिंटर में कागज़ उपलब्ध हो।
• पर्याप्त Ink या Toner हो।
• Print Preview देखकर पृष्ठ की जाँच करें।

Microsoft Excel में Printing की विधि

चरण

1. File टैब पर क्लिक करें।
2. Print विकल्प चुनें।

या

Ctrl + P दबाएँ।

3. प्रिंटर का चयन करें।
4. आवश्यक Print Settings चुनें।
5. Print बटन पर क्लिक करें।

LibreOffice Calc में Printing की विधि

चरण

1. File → Print पर क्लिक करें।

या

Ctrl + P दबाएँ।

2. प्रिंटर चुनें।
3. आवश्यक विकल्प चुनें।
4. Print या OK पर क्लिक करें।

Print Preview क्या है?

Print Preview प्रिंट करने से पहले दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन (Preview) दिखाता है।

इसके द्वारा उपयोगकर्ता देख सकता है—

• डेटा सही दिखाई दे रहा है या नहीं।
• Table पूरी दिखाई दे रही है या नहीं।
• चार्ट सही स्थान पर है या नहीं।
• Margin सही है या नहीं।
• Page Break कहाँ है।

Print Area क्या है?

यदि पूरी Worksheet के स्थान पर केवल किसी विशेष भाग (Selected Cells) का प्रिंट लेना हो, तो उसे Print Area कहते हैं।

Microsoft Excel

1. आवश्यक Cells चुनें।
2. Page Layout → Print Area → Set Print Area

LibreOffice Calc

1. आवश्यक क्षेत्र चुनें।
2. Format → Print Ranges → Define

Page Orientation

प्रिंट करते समय पृष्ठ की दिशा (Orientation) चुनी जाती है।

Portrait

• लंबवत (Vertical)
• सामान्य दस्तावेज़ों के लिए

Landscape

• क्षैतिज (Horizontal)
• बड़ी Tables एवं Charts के लिए

Paper Size

आवश्यकता के अनुसार कागज़ का आकार चुना जाता है।

सामान्य आकार—

• A4
• A3
• Letter
• Legal

Margins

पृष्ठ के चारों ओर खाली स्थान को Margin कहते हैं।

मुख्य प्रकार—

• Top Margin
• Bottom Margin
• Left Margin
• Right Margin

Scaling

यदि Worksheet एक पृष्ठ में नहीं आ रही हो, तो उसे छोटा या बड़ा करके एक पृष्ठ में समायोजित (Fit) किया जा सकता है।

उदाहरण

• Fit Sheet on One Page
• Fit All Columns on One Page
• Fit All Rows on One Page

Page Break

Worksheet को अलग-अलग पृष्ठों में विभाजित करने की प्रक्रिया को Page Break कहते हैं।

Header एवं Footer

प्रिंट की गई Worksheet के प्रत्येक पृष्ठ पर निम्न जानकारी जोड़ी जा सकती है—

• Workbook का नाम
• Sheet का नाम
• Page Number
• Date
• Time
• लेखक का नाम

Gridlines और Headings प्रिंट करना

यदि आवश्यक हो, तो Worksheet की—

• Gridlines
• Row एवं Column Headings

भी प्रिंट की जा सकती हैं।

चार्ट का प्रिंट

Excel और Calc में केवल Chart का भी अलग से प्रिंट लिया जा सकता है।

Print Dialog Box के प्रमुख विकल्प

प्रिंट रद्द करना (Cancel Print)

यदि प्रिंट रोकना हो—

1. Print Queue खोलें।
2. संबंधित Print Job चुनें।
3. Cancel पर क्लिक करें।

Printing के लाभ

• डेटा की हार्ड कॉपी प्राप्त होती है।
• रिपोर्ट साझा करना आसान होता है।
• रिकॉर्ड सुरक्षित रखा जा सकता है।
• कार्यालयीन कार्यों में सुविधा होती है।
• चार्ट एवं रिपोर्ट प्रस्तुत करना आसान होता है।

महत्वपूर्ण शॉर्टकट

Printing करते समय सावधानियाँ

• हमेशा Print Preview देखें।
• सही Printer का चयन करें।
• Paper Size सही रखें।
• Orientation सही चुनें।
• आवश्यकता होने पर Print Area निर्धारित करें।
• बड़ी Worksheet के लिए Scaling का उपयोग करें।

मुख्य बिंदु

• Printing स्प्रेडशीट की हार्ड कॉपी प्राप्त करने की प्रक्रिया है।
• Excel एवं Calc दोनों में Ctrl + P द्वारा Print Dialog Box खोला जा सकता है।
• Print Preview से प्रिंट से पहले दस्तावेज़ की जाँच की जा सकती है।
• Print Area द्वारा केवल चयनित भाग का प्रिंट लिया जा सकता है।
• Landscape Orientation बड़ी Tables एवं Charts के लिए उपयुक्त है।

सारांश

Printing स्प्रेडशीट का अंतिम एवं महत्वपूर्ण चरण है, जिसके माध्यम से डेटा, रिपोर्ट, तालिका और चार्ट की हार्ड कॉपी प्राप्त की जाती है। Microsoft Excel और LibreOffice Calc में Print Preview, Print Area, Orientation, Margins, Scaling तथा Header/Footer जैसी सुविधाएँ उपलब्ध हैं, जिनकी सहायता से प्रिंट को अधिक व्यवस्थित और पेशेवर बनाया जा सकता है। CCC परीक्षा में Printing से संबंधित व्यावहारिक प्रश्न नियमित रूप से पूछे जाते हैं।

महत्वपूर्ण शब्दावली

अभ्यास प्रश्न

1. Printing क्या है? इसकी परिभाषा लिखिए।
2. Print Preview का क्या महत्व है?
3. Microsoft Excel में Worksheet प्रिंट करने की प्रक्रिया लिखिए।
4. LibreOffice Calc में Print Dialog Box कैसे खोला जाता है?
5. Print Area क्या है? इसका उपयोग कैसे किया जाता है?
6. Portrait और Landscape Orientation में क्या अंतर है?
7. Scaling और Page Break क्या हैं?
8. Printing करते समय किन-किन सावधानियों का ध्यान रखना चाहिए?
9. Printing के पाँच प्रमुख लाभ लिखिए।
10. Ctrl + P, Ctrl + F2 तथा Ctrl + S शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग लिखिए।