परिचय

स्प्रेडशीट (Spreadsheet) में जब बड़ी मात्रा में डेटा होता है, तब आवश्यक जानकारी को ढूँढना कठिन हो सकता है। ऐसी स्थिति में Filtering (फ़िल्टरिंग) का उपयोग किया जाता है। Filtering की सहायता से केवल वही डेटा प्रदर्शित किया जाता है, जो हमारी निर्धारित शर्त (Condition) को पूरा करता है, जबकि शेष डेटा अस्थायी रूप से छिप जाता है।

Microsoft Excel और LibreOffice Calc में Filtering एक अत्यंत उपयोगी सुविधा है, जिसका प्रयोग विद्यालयों, बैंकों, कार्यालयों, व्यापारिक संस्थानों तथा डेटा विश्लेषण में किया जाता है।

Filtering क्या है?

Filtering वह प्रक्रिया है, जिसमें किसी शर्त (Condition) के आधार पर केवल आवश्यक रिकॉर्ड (Records) प्रदर्शित किए जाते हैं तथा बाकी रिकॉर्ड अस्थायी रूप से छिप जाते हैं।

सरल शब्दों में—

डेटा में से केवल आवश्यक जानकारी को प्रदर्शित करने की प्रक्रिया को Filtering कहते हैं।

Filtering की आवश्यकता

Filtering का उपयोग निम्नलिखित कार्यों में किया जाता है—

• किसी विशेष विद्यार्थी का रिकॉर्ड देखना।
• केवल उत्तीर्ण (Pass) विद्यार्थियों की सूची निकालना।
• ₹50,000 से अधिक वेतन वाले कर्मचारियों की सूची देखना।
• किसी विशेष शहर के ग्राहकों की जानकारी प्राप्त करना।
• किसी निश्चित तिथि या महीने का डेटा देखना।

Filtering कैसे कार्य करती है?

Filtering में—

• आवश्यक डेटा दिखाई देता है।
• अन्य डेटा हटता नहीं है, केवल अस्थायी रूप से छिप जाता है।
• Filter हटाने पर पूरा डेटा पुनः दिखाई देता है।

Microsoft Excel में Filtering की विधि

चरण

1. पूरा डेटा (Table) चुनें।
2. Data टैब पर क्लिक करें।
3. Filter विकल्प पर क्लिक करें।
4. प्रत्येक Column Heading के साथ ▼ (Drop-down Arrow) दिखाई देगा।
5. जिस Column पर Filter लगाना हो, उसके ▼ पर क्लिक करें।
6. आवश्यक मान (Value) चुनें।
7. OK पर क्लिक करें।

LibreOffice Calc में Filtering की विधि

चरण

1. पूरा डेटा चुनें।
2. Data → AutoFilter पर क्लिक करें।
3. प्रत्येक Column में Filter Arrow दिखाई देगा।
4. आवश्यक विकल्प चुनें।
5. केवल चयनित डेटा प्रदर्शित होगा।

उदाहरण

मूल डेटा

यदि "शहर = लखनऊ" Filter लगाया जाए

बाकी रिकॉर्ड अस्थायी रूप से छिप जाएँगे।

Number Filter (संख्या फ़िल्टर)

संख्याओं के आधार पर Filter लगाया जा सकता है।

उदाहरण

• Greater Than (>)
• Less Than (<)
• Equal To (=)
• Between

यदि Marks > 80 चुनें—

Text Filter (टेक्स्ट फ़िल्टर)

टेक्स्ट के आधार पर Filter लगाया जाता है।

उदाहरण

• Begins With
• Ends With
• Contains
• Does Not Contain

यदि Name Begins With "R"

तो केवल—

• राहुल

दिखाई देगा।

Date Filter (दिनांक फ़िल्टर)

Date के आधार पर डेटा चुना जा सकता है।

उदाहरण

• Today
• Yesterday
• This Month
• Last Month
• Between Two Dates

Custom Filter

यदि एक से अधिक शर्तें लगानी हों, तो Custom Filter का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण

• अंक 80 से अधिक
• शहर दिल्ली

दोनों शर्तें पूरी करने वाले रिकॉर्ड ही दिखाई देंगे।

Filter हटाना (Clear Filter)

Microsoft Excel

• Data → Clear

या

• Filter Arrow → Clear Filter

LibreOffice Calc

• Data → AutoFilter को बंद करें।

या

• Data → More Filters → Reset Filter

AutoFilter

AutoFilter सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली Filtering सुविधा है।

इसके द्वारा प्रत्येक Column पर Filter Arrow स्वतः दिखाई देता है।

Advanced Filter (उन्नत फ़िल्टर)

Advanced Filter का उपयोग जटिल (Complex) शर्तों के आधार पर डेटा निकालने के लिए किया जाता है।

यह बड़े डेटा (Large Data) के विश्लेषण में उपयोगी होता है।

Filtering के लाभ

• आवश्यक डेटा तुरंत प्राप्त होता है।
• समय की बचत होती है।
• बड़े डेटा का विश्लेषण आसान हो जाता है।
• रिपोर्ट तैयार करना सरल होता है।
• निर्णय लेने में सहायता मिलती है।

Filtering की सीमाएँ

• गलत शर्त लगाने पर आवश्यक डेटा छिप सकता है।
• बहुत अधिक Filters होने पर डेटा समझना कठिन हो सकता है।
• Filter केवल दृश्य (View) बदलता है, मूल डेटा नहीं।

Sorting और Filtering में अंतर

महत्वपूर्ण शॉर्टकट

नोट: LibreOffice Calc में Filtering मुख्य रूप से Data → AutoFilter मेनू द्वारा की जाती है।

मुख्य बिंदु

• Filtering केवल आवश्यक डेटा प्रदर्शित करती है।
• अन्य डेटा हटता नहीं, केवल अस्थायी रूप से छिप जाता है।
• Excel एवं Calc में AutoFilter सुविधा उपलब्ध है।
• Number, Text और Date के आधार पर Filter लगाया जा सकता है।
• Filter हटाने पर पूरा डेटा पुनः दिखाई देता है।

सारांश

Filtering स्प्रेडशीट की एक महत्वपूर्ण सुविधा है, जिसकी सहायता से बड़े डेटा में से केवल आवश्यक जानकारी को चुना और प्रदर्शित किया जा सकता है। Microsoft Excel और LibreOffice Calc में AutoFilter, Number Filter, Text Filter तथा Date Filter जैसी सुविधाएँ उपलब्ध हैं। Filtering से डेटा विश्लेषण, रिपोर्ट तैयार करना और निर्णय लेना अधिक आसान हो जाता है। CCC परीक्षा में Filtering की प्रक्रिया, उसके प्रकार तथा Sorting और Filtering के अंतर से संबंधित प्रश्न नियमित रूप से पूछे जाते हैं।

महत्वपूर्ण शब्दावली

अभ्यास प्रश्न

1. Filtering क्या है? इसकी परिभाषा लिखिए।
2. Filtering की आवश्यकता क्यों होती है?
3. Microsoft Excel में Filter लगाने की प्रक्रिया लिखिए।
4. LibreOffice Calc में AutoFilter कैसे लगाया जाता है?
5. Number Filter और Text Filter में क्या अंतर है?
6. AutoFilter और Advanced Filter में क्या अंतर है?
7. Sorting और Filtering में क्या अंतर है?
8. Filtering के पाँच प्रमुख लाभ लिखिए।
9. Filter हटाने की प्रक्रिया लिखिए।
10. Ctrl + Shift + L, Alt + ↓ तथा Ctrl + A शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग लिखिए।